Sprawny i właściwie zorganizowany obieg dokumentacji w firmie jest kluczem do poprawy wydajności jej pracy. Szczególne miejsce wśród dokumentów firmowych zajmują faktury, które stanowią podstawę działania każdego współczesnego przedsiębiorstwa. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur wraz z dedykowanym jego obsłudze systemem zarządzania dokumentami pozwoli znacząco usprawnić funkcjonowanie firmy, oszczędzić czas i pieniądze, podnieść jakość dekretacji dokumentów oraz usprawnić kontrolę nad firmowymi finansami.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg faktur w firmie?
Elektroniczny obieg faktury kosztowej pozwala szybciej i sprawniej zarządzać dokumentami finansowymi napływającymi do firmy. Jego wdrożenie wiąże się z licznymi, wymiernymi korzyściami, które doceni każda świadoma firma, dążąca do systematycznego usprawniania swojej działalności w zgodzie z nowoczesnymi standardami. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w firmie pozwala zmniejszyć ilość papierowej dokumentacji, oszczędzić miejsce w biurze oraz zaprowadzić w firmie lepszy porządek, który pozytywnie wpływa na samopoczucie oraz motywację pracowników.
Przechowywanie faktur kosztowych w postaci elektronicznej przyspiesza poruszanie się po zasobach dokumentacji, co znacząco skraca czas potrzebny na odnalezienie potrzebnych pism oraz nadanie im właściwego biegu. Zgromadzenie całości dokumentacji finansowej w cyfrowym archiwum chroni poszczególne faktury przed przypadkowym zniszczeniem, zgubieniem lub pominięciem, co pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo finansowe firmy chroniąc ją przed negatywnymi następstwami takich zdarzeń. Wreszcie, elektroniczny obieg faktur gwarantuje odpowiednią ochronę wrażliwych danych, gdyż dostęp do poszczególnych plików jest udzielany odgórnie, co zmniejsza ryzyko ich trafienia w niepowołane ręce oraz ujawnienia poufnych informacji.
Najważniejsze korzyści płynące z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur
Pozytywne następstwa wdrożenia elektronicznego obiegu faktury kosztowej są widoczne w zaledwie kilka miesięcy. Każda organizacja, która zdecyduje się na ten krok, szybko zauważy oszczędności finansowe, które przyniesie jej zmniejszenie ilości błędów popełnianych przez pracowników do tej pory zmuszonych do manualnej obsługi dokumentacji finansowej. Opłacanie należności w terminie oraz bieżące informowanie o klientach zalegających z płatnościami również pozwoli lepiej zatroszczyć się o interesy firmy oraz poprawić stan jej finansów. Automatyzacja obiegu faktur przyniesie natomiast oszczędność czasu i energii pracowników oraz umożliwi przekierowanie ich uwagi na istotniejsze czynności, co pozytywnie odbije się na tempie rozwoju przedsiębiorstwa.
Za wcielenie w życie założeń elektronicznego obiegu faktur odpowiedzialne są nowoczesne systemy zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System - DMS). Najlepszym wyborem spośród nich są obecnie prawdziwie innowacyjne platformy low-code, które pozwalają na stworzenie elektronicznego obiegu faktur, idealnie dostosowanego do indywidualnych potrzeb firmy i wymagań poszczególnych scenariuszy biznesowych. Wszystko to sprawnie, szybko i bez kodowania. Najlepsze, aktualnie dostępne w sprzedaży rozwiązania, dzięki autorskim technologiom zarządzania zmianą, pozwalają ponadto na bieżące dostosowywanie obiegów faktur do dynamicznie zmieniających się wymagań biznesu.
Artykuł partnera
