​Zapewnienie bezpiecznych warunków zgromadzonej dokumentacji wydaje się sprawą oczywistą. W praktyce, aby dowiedzieć się, jak zaplanować ten proces, trzeba pochylić się nad aktualnymi przepisami. Zobacz, czy odpowiednio dbasz o swoje akta.

Przechowywanie dokumentów firmowych - zabezpiecz nośnik informacji

Bezpieczeństwo dokumentacji można rozumieć dwojako. Pierwsza perspektywa dotyczy zatroszczenia się o to, czy nośnik jest dobrze zabezpieczony przed takimi czynnikami, jak:

  • upływ czasu;
  • kurz i inne zanieczyszczenia;
  • działanie promieni słonecznych;
  • wilgoć.

Jak więc powinno wyglądać przechowywanie dokumentów księgowych i innych dokumentów firmowych? Najlepiej będzie wydzielić specjalne miejsce, które jest na tyle odizolowane od otoczenia, że możemy być pewni, co do kondycji akt. Przeważnie używa się do tego specjalnych szaf i regałów. Warto zweryfikować, jakie warunki panują w pomieszczeniu przeznaczonym pod archiwum.

Przechowywanie dokumentacji medycznej, dokumentów księgowych i innych - jakie inne warunki powinny zostać spełnione?

Zadbanie o kondycję nośnika to tylko jeden z obowiązków, spoczywających na przedsiębiorstwie. Przechowywanie dokumentów musi wiązać się także z wdrożeniem procedur bezpieczeństwa. Do naszych akt nie powinny mieć dostępu osoby z zewnątrz. Przechowywane muszą być więc poza zasięgiem klientów oraz pracowników, którzy nie mają uprawnień do zapoznania się z ich treścią.

W jaki sposób firmy o to dbają? Mogą m.in. zastosować specjalne bariery dostępu w postaci zamków, kodów itp. Z tym wiążą się oczywiście dodatkowe koszty, a z czasem, gdy archiwum się powiększa, także konieczność szukania większych pomieszczeń. Usługi przechowywania dokumentów znacznie upraszczają cały proces.

Profesjonaliści, tacy jak np. Rhenus Data w jednym palcu mają wszystkie procedury związane z zabezpieczeniem dokumentacji. Wybierając taką pomoc, nie musimy martwić się o to, czy nasze akta są przechowywane zgodnie z RODO. Znika więc też ryzyko ewentualnych kar - te w przypadku złamania europejskiego rozporządzenia mogą sięgać nawet milionów euro.

Na koniec warto wspomnieć także o tym, że przechowywanie dokumentów księgowych, dokumentacji medycznej i innych dokumentów firmowych powinno zawsze wiązać się z archiwizacją akt. Uporządkowane zbiory, w których odpowiednio określono terminy przechowywania, uchronią nas przed problemami z RODO, polegającymi np. za tym, że zbyt długo przetwarzamy dane osobowe klienta.

Artykuł partnera